Luotu 24.05.2018

Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Leirikesä ry
Töölönkatu 55

00250 Helsinki

09 8865 1280

toimisto(at)leiri.fi

Tietosuojavastaava

Matti Mannonen

toiminnanjohtaja

Töölönkatu 55

00250 Helsinki

09 8865 1280

etunimi.sukunimi(at)leiri.fi

Rekisterien nimet

Asiakasrekisteri
Työhakijarekisteri
Työntekijärekisteri
Luottamusjohtorekisteri
Vapaaehtoisrekisteri
Yhteyshenkilörekisteri

Rekistereitä säilytetään Leirikesän Pääkaupunkiseudun Partiolaisilta vuokratuilla verkkolevyillä kotimaassa, ulkopuolelta ostetussa varausjärjestelmässä ja verkkosivuilla. Työnhakijarekisterin tietoja säilytetään edellä mainittujen lisäksi erillisessä rekrytointijärjestelmässä (TalentAdore). Henkilöstörekisteriä säilytetään Microsoftilta vuokratuilla verkkolevyillä. Erilaisiin kyselyihin liittyen joitakin henkilöstötietoja voi väliaikaisesti olla verkkosivujen palvelimella kyselyn toteuttamiseksi. Kaikkien tarjoajien konesalit sijaitsevat EU:ssa. Somessa julkaistut kuvat säilytetään monikansallisten medioiden tallennuspaikoissa ja kuvien jakamiseen somessa suhtaudutaan huolellisesti luvan kanssa ja kuvan kohdetta arvostaen nimitiedot pois jättäen.

Rekistereiden käyttöoikeudet, pl. sosiaalinen media, on tarkoin rajoitettu vain tietoja tarvitseville.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus, tietolähteet ja säilytysajat

ASIAKASREKISTERIIN tiedot kerätään asiakkaiden ilmoittamien tietojen perusteella. Tietojen avulla myönnetään alennuksia, toteutetaan laskutus, toteutetaan leiri, pidetään yhteyttä leiriläisen kotiin, tiedotetaan toiminnasta.

Tietoja käsittelevät lapsen terveyteen ja yhteydenpitoon liittyen leirien ensiapuvastaavat, tarvittaessa keittiöhenkilökunta ruokavalioon liittyen, leirien alennuksiin ja yhteydenpitoon liittyen sihteerit, talouteen liittyen sihteerit ja kirjanpitäjä. Tarvittavat tiedot luovutetaan kirjanpitäjälle, taloushallinnolle, tarvittaessa vakuutusyhtiölle ja terveydenhuoltoon.

Asiakasrekisteriin tallennettuja yksittäisen asiakkaan tietoja säilytetään 6 vuotta viimeisen leirivuoden jälkeen avustuksien tarkastamiseen liittyen, kirjanpitotositteisiin liittyen. Avoimien ja erääntyvien saatavien osalta kyseisiä tietoja säilytetään niin kauan, että saatava on vanhentunut. Tilinpäätösten liitteenä avoimet saatavat säilytetään ikuisesti.

TYÖNHAKIJAREKISTERIN avulla toteutetaan rekrytointi ja suoritetaan työntekijävalinnat. Työnhakijarekisterin tiedot muodostuvat työnhakijoiden rekrytointiprosessin aikana itsestään kertomista nimi-, yhteystieto-, koulutus-, kokemus-, osaamis- ja muista tiedoista sekä rekrytoivien henkilöiden rekrytoinnin aikana työntekijästä tekemistä huomioista ja muistiinpanoista.

Tietoja käsittelevät leirin rekrytoinnista vastaavat henkilöt ja sihteerit.

Rekisterissä olevia tietoja säilytetään 12 kk rekrytoinnin päättymisestä. Meneillään oleviin oikeuskanteisiin liittyen tietoja voidaan säilyttää pitempään.

HENKILÖSTÖREKISTERIN tiedot kerätään työnhakijarekisteristä, työntekijän antamista työsuhteeseen liittyvistä tiedoista sekä työsuhteen ja työnteon tiedoista. Henkilöstörekisterin avulla toteutetaan työsuhteeseen liittyvät työnantajavelvoitteet, kerätään palautetta ja luodaan hyvät edellytykset työn tekemiselle.

Tietoja käsittelevät esimiehet, palkanlaskijat, -maksajat, ja tarvittaessa kirjanpitäjä ja sihteerit.

Rekisteriä säilytetään työsuhteiden todistamisvelvoitteeseen liittyen 10 vuotta kuluneen työvuoden lopusta.

Tarvittavat tiedot luovutetaan palkanmaksuun, työterveyteen ja vakuutusyhtiölle.

LUOTTAMUSJOHDON REKISTERIN nimi- ja yhteystiedot tiedot kerätään jäsenyhdistyksiltä tai asianomaisilta itseltään. Luottamusjohdon rekisterin avulla hoidetaan yhdistyksen hallinnolliset asiakirjat, nimenkirjoittavat ja sääntömääräiset asiat.

Tietoa käsittelevät sihteerit ja toiminnanjohtaja. Luovutetaan jäsenistölle ja tarvittaessa yhdistysrekisteriin.

Rekisteriä osana pöytäkirjoja ja yhdistysrekisteriotetta säilytetään ikuisesti.

VAPAAEHTOISTEN REKISTERIN nimi- ja sähköpostitiedot sekä leirivierailuun liittyvät ruokavaliotiedot kerätään vapaaehtoisilta itseltään vapaaehtoistyöntoteuttamiseen ja palautteen keruuseen varten.

Ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle.

Rekisterin yhteystietoja säilytetään 2 vuotta vapaaehtoistyön päättymisvuoden jälkeen avustuksiin liittyen.

YHTEYSHENKILÖIDEN REKISTERIN nimi-, tehtävä-, numero-, postiosoite- ja sähköpostitiedot kerätään julkisesti saatavilla olevilta sivustoilta tai henkilöiden itsensä antamina. Tietoja käytetään tiedottamiseen ja yhteistyön hoitamiseen.

Ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle.

Rekisterin yhteystieoja säilytetään 2 vuotta yhteistyön päättymisen jälkeen, avustuksiin liittyen 6 vuotta.

Tietojen luovutukset ja siirrot

Asiakkaiden tiedot ovat ulkopuolelta ostamassamme varauspalvelussa ja verkkosivupalvelussa ja työnhakija- ja tekijätiedot ovat ulkopuolelta ostamassamme verkkosivupalvelussa kotimaassa palvelimilla hyvin suojattuina. Lisäksi luovutamme tarpeen mukaan tietoja asiakkaista Leirikesän ulkopuolelle vakuutusyhtiölle, talouspalveluille, valokuvia sosiaaliseen mediaan ja graafikoille Leirikesämateriaalin tuottamiseen, terveyspalveluille.

Työnhakijarekisterin tarvittavat tiedot voidaan siirtää työhön valittujen osalta henkilöstörekisteriin, ja työntekijän erillisen suostumuksen jälkeen tiedotuslistalle avoimista työpaikoista tai Leirikesän toiminnasta viestimistä varten.

Työntekijöistä luovutamme tarvittaessa tietoa Leirikesän ulkopuolelle tarpeen mukaan vakuutusyhtiölle, talous- ja palkkahallintopalveluille, työterveyspalveluille, työn suorittamiseen liittyen työpaikan henkilöstölistoille, it- ja puhelinpalveluille, työn tekemiseen liittyen yhteistyökumppaneille.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti nimetylle tietosuojavastaavalle.